Warengruppenmanagement ist kein neues Konzept, ebenso wenig wie die Erstellung von Warengruppenstrategien. Und dennoch sehen wir oft, dass Beschaffungsteams Schwierigkeiten haben, mit dem Prozess zu beginnen oder ihn zu Ende zu führen.

Was hält sie zurück? Was sind die Hürden und Barrieren, mit denen diese Teams oder einige ihrer Teammitglieder konfrontiert sind und die sie überwinden müssen?

Es lohnt sich, einen genaueren Blick auf die Ursachen zu werfen, die, wenn man an den Nutzen und die Chancen denkt, die mit der Entwicklung einer Warengruppen-Strategie verbunden sind, eigentlich gar nicht existieren dürften. Beim Warengruppenmanagement steht zu viel auf dem Spiel, um mittelmäßige Leistungen zu akzeptieren.

"Der Wechsel von einem Warengruppenmanagement-Einsteiger zu einem Warengruppenmanagement-Verbesserer könnte zu einer Ergebnissteigerung bei den Einsparungen von bis zu 153 % führen."

- Future Purchasing Global Warengruppenmanagement Report, 2021/2022

Warum ist es so schwer, den Einstieg zu finden?

Beginnen wir mit der Person. Was muss ein Warengruppenmanager mitbringen, um eine hochwertige Category-Strategie zu entwickeln? Abgesehen von der Erfahrung und dem Know-how in Bezug auf ihre Warengruppe (das tief oder eher oberflächlich sein kann) und dem kontextbezogenen Wissen darüber, was das alles für ihr Unternehmen bedeutet (was wiederum sehr unterschiedlich sein kann), kommt es darauf an, eine bestimmte Methodik zu beherrschen und mit allen Analysewerkzeugen vertraut zu sein, die während des Prozesses eingesetzt werden. Das ist eine ganze Menge, und je ausgefeilter die Methodik ist, desto größer ist die Herausforderung für den Warengruppenmanager, sie zu beherrschen.

Waren wir nicht alle schon einmal in einer solchen Situation? Wir starrten auf ein leeres Blatt Papier oder eine leere 2×2-Matrix und versuchten herauszufinden, welche Schlussfolgerungen wir aus all den Wissensfetzen und Fachkenntnissen ziehen sollten, über die wir verfügen. Wir wussten, was wir wussten, und wir hatten einige relevante Daten zur Verfügung, aber dennoch war es schwierig, alles zusammenzufügen, es zu synthetisieren und zu soliden Schlussfolgerungen und Empfehlungen zu kommen. Es blieb immer ein gewisser Zweifel, ob wir alle relevanten Aspekte berücksichtigt, die Situation richtig eingeschätzt oder aus den vielen Möglichkeiten die richtigen Schlüsse gezogen haben. Das war anstrengend, von Anfang bis Ende - vor allem am Anfang unserer Karriere.

"Um auf Nummer sicher zu gehen und mich nicht zu blamieren, beschloss ich einfach, gar nichts zu tun - so lange ich damit durchkam. Allein der Gedanke, eine komplette Warengruppenstrategie selbst entwickeln zu müssen, hat mir Angst gemacht.

- Junior Procurement Expert, europäischer Automobilzulieferer und Cirtuo-Kunde, 2021

Und warum war es so schwer, das durchzuziehen?

Ein häufig zu beobachtendes Phänomen ist die Tatsache, dass selbst nach einem ehrgeizigen Start, individuell oder kollektiv, die Warengruppenmanager im Laufe der Zeit erschöpft sind. Das geht so weit, dass sie ihre Strategien entweder gar nicht zu Ende führen oder sie in dem Bestreben, sie einfach nur zu Ende zu bringen, schnell und mit erheblichen Qualitätseinbußen einpacken, nur um die Kästchen abzuhaken.

Seien Sie versichert, dass während des monatelangen Zeitraums, der traditionell für die Entwicklung einer Warengruppenstrategie auf die gute alte manuelle Weise benötigt wird, immer wieder etwas Dringendes dazwischen kommen wird, das die ursprünglich für die Strategieentwicklung vorgesehene Zeit ablenkt und auffrisst.

So muss es nicht sein. Und es sollte auch nicht mehr so sein!

Cirtuo Guided Strategy Creation™ - der KI-gestützte Game-Changer

Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie eine Warengruppenstrategie erstellen können, ohne sich um Methodik und Analysetools kümmern zu müssen!

• Sie haben noch nie etwas von der Kraljic-Matrix gehört oder vergessen, was "Hebelwirkung" oder "Engpass" in diesem Zusammenhang bedeuten? Kein Problem - konzentrieren Sie sich auf den Input!
• Sie sind sich nicht sicher, wo Sie die Grenze zwischen "grundlegend" und "ausbeutbar" in einer Matrix zur Lieferantenpräferenzierung ziehen sollen? Kein Problem - konzentrieren Sie sich auf den Input!
• Haben Sie Schwierigkeiten, die Dynamik des Beschaffungsmarktes, die sich aus einer 5-Faktoren-Analyse ergibt, in strategische Hebel mit der größten Wirkung zu übersetzen? Kein Problem - konzentrieren Sie sich auf den Input!
• ... die Liste lässt sich fortsetzen, wobei alle Analyseinstrumente zum Einsatz kommen.

Stellen Sie sich eine Lösung vor, die die gesamte schwierige oder zeitaufwändige Arbeit im Hintergrund erledigt und automatisch alle Visualisierungen erstellt, logische Schlussfolgerungen auf der Grundlage empirischer Erkenntnisse zieht und präzise Empfehlungen ausgibt, die die Nutzer dann überprüfen und auf der Grundlage ihres zusätzlichen Wissens und ihrer Erkenntnisse anpassen. Die menschliche Intelligenz wird auf die künstliche Intelligenz aufgesetzt.

"Als Warengruppenmanager kann ich mich endlich ausschließlich auf meine Eingaben, deren Qualität und Genauigkeit konzentrieren, während Cirtuo mich durch den Prozess führt und mir die ganze Arbeit abnimmt."

- Warengruppenmanager mit drei Jahren Erfahrung in der Beschaffung bei einem in Europa ansässigen globalen Pharmaunternehmen, 2022

Keine Hürden mehr, kein Zögern mehr. Jeder kann jetzt beginnen

• Warengruppenmanager konzentriert sich ausschließlich auf den Input - nicht auf die Methodik
• Geführt durch den Prozess - gut strukturiert, keine Auslassungen
• Empfohlene strategische Optionen - eingebauter Fokus und Qualität
• Vorgeschlagene strategische Optionen - pragmatisch und bewährt
• Endredaktion und Priorisierung - Warengruppenmanager immer im Fahrersitz
• Automatisierte Visualisierungen und Berichte - keine PPT oder XLS mehr

Zusammenarbeit leicht gemacht - Teams werden schneller und effektiver

Stellen Sie sich außerdem ein Tool vor, mit dem Sie die Zeitspanne, die Sie für die Erstellung und Ausrichtung einer umfassenden Warengruppen-Strategie benötigen, von Monaten auf Wochen verkürzen können! Von Wochen auf Tage. Auf weniger als eine Stunde, die Sie für eine grundlegende Warengruppen-Strategie benötigen. Das ist die neue Realität.

Ein weiterer willkommener Nebeneffekt der Automatisierung: Der ewige Kampf mit PowerPoint-Folien und Excel-Tabellen, der so viel Zeit und Aufmerksamkeit auf Kosten des eigentlichen Inhalts, der Analyse und der Schlussfolgerungen verschlingt, muss nicht mehr geführt werden. Ein vollständiges Strategiedokument, sei es als vollständiger Bericht oder als Executive Summary, wird automatisch erstellt und steht zum Download bereit. Zu jedem Zeitpunkt und in jeder Phase des Prozesses. Einfach so.

Wie sehr verringert all dies zusammen das Risiko des Auftretens und der negativen Auswirkungen von Ablenkungen oder Störungen? - Erheblich! Und wenn das Ziel von Anfang an so nah ist, fällt es uns auch psychologisch leichter, uns zusammenzureißen und bis zum Ende durchzuhalten.

"Wir haben jetzt eine Standardmethodik und eine kollektive Arbeitsweise, und die Warengruppenmanager werden in ihrer Denkweise und ihrem derzeitigen Verständnis ihrer Warengruppe konstruktiv herausgefordert".

- Stephane Morel, Novartis; THE PURCHASER Magazin Ausgabe 09, März 2022, Seite 78

Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher die Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Warengruppeteams sein wird, wenn jeder von ihnen ständigen Zugang zu allen Information und der neuesten Version der Warengruppen-Strategien in Echtzeit hat! Wenn ein plötzliches, unerwartetes Ereignis die Kapazität eines Mitglieds des Warengruppeteams, das an einer Strategie arbeitet, übersteigt, kann jedes andere Teammitglied nahtlos einspringen und die Strategieerstellung fortsetzen. Die Erleichterung der Teamarbeit und die Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit waren noch nie so einfach.